Práve v biznisových servisných centrách sa ukrýva veľký potenciál využitia automatizácie procesov pomocou softvérových robotov (RPA), ktorú Clarios zavádza na pracoviskách vo viacerých kútoch sveta v spolupráci so spoločnosťou Soitron.
Úspešný pilot
Manažment Clariosu si potenciál robotickej automatizácie procesov uvedomoval už dávnejšie. S predošlým technologickým partnerom však firma nebola spokojná z dôvodu nespoľahlivosti a nestabilnosti automatizovaných procesov a následným servisom zo strany dodávateľa. Clarios preto hľadal dodávateľa s rozsiahlymi skúsenosťami v oblasti RPA, ktorý by bol dlhodobým partnerom pre automatizáciu. Na základe referencií sa rozhodol zveriť vybrané procesy spoločnosti Soitron. Prvým bolo práve spracovanie neuhradených platieb pre jedného zo svojich zákazníkov.
Slovenská technologická firma využila svoje technologické aj biznisové know-how a po komplexnej analýze nastavila proces, pri ktorom sa automatizovane z rôznych systémov zozbierajú potrebné dokumenty na spustenie reklamácie. „Náš robot dokáže sám zhromaždiť faktúry, dodacie listy a ďalšie potrebné dokumenty, ktoré následne nahrá na portál zákazníka,“ vysvetľuje Katarína Vydrová, RPA Business Unit Manager v spoločnosti Soitron. Úspešnosť robota je vyššia ako 95 %, vďaka čomu Clarios šetrí náklady a zlepšuje cash-flow.
Rýchle rozšírenie spolupráce
Po úspešnej automatizácii pilotného procesu nabrala spolupráca Soitronu s Clariosom dynamiku a počas niekoľkých mesiacov sa podarilo zautomatizovať ďalšie procesy po celom svete – od Južnej Kórey cez Mexiko až po Severnú Ameriku. Išlo napríklad o zefektívnenie zaúčtovania kreditných a debetných transakcií, automatizáciu komunikácie zamestnancov Clariosu s portálom Hyundai-Kia či o modernizáciu procesu čistenia účtovej knihy, čo si predtým vyžadovalo manuálnu kontrolu súborov Excelu s tisíckami až desiatkami tisíc riadkov.
Ide o finančné procesy náročné na manuálnu činnosť zamestnancov, nakoľko vyžadujú rozsiahle a zdĺhavé vyklikávanie v rôznych systémoch, sťahovanie, nahrávanie alebo kontrolu dát. „Vykonávať takéto úkony manuálne je neefektívne a býva to sprevádzané aj častou chybovosťou,“ ozrejmuje K. Vydrová.
Vzdialenosť nehrá rolu
Clarios využíva RPA ako službu, čiže formou kompletného outsourcingu, pri ktorom Soitron poskytuje nielen technologické služby, ale aj potrebné softvérové licencie a časť nevyhnutnej hardvérovej infraštruktúry. Po nasadení zabezpečuje aj monitoring a údržbu softvérových robotov. „Pre geografickú roztrúsenosť je pre klienta takýto model výhodný a bezstarostný,“ prízvukuje Juraj Skákala, Account Manager zo Soitronu. Soitron pritom musel vyhovieť prísnym bezpečnostným požiadavkám zákazníka, ktorý má dobre chránenú a zabezpečenú technologickú infraštruktúru.
Veľkou pridanou hodnotou je aj biznisové poradenstvo Soitronu. Jeho konzultanti aj na základe skúseností z iných projektov jednotlivé procesy pre Clarios detailne analyzovali a následne nielen automatizovali, ale aj optimalizovali a tým ešte viac zefektívnili. Pre Clarios je okrem nevyhnutnej technologickej a biznisovej expertízy podstatné, že Soitron – hoci nepatrí medzi globálne koncerny s pobočkami v desiatkach krajín sveta – preukázal schopnosť zrealizovať projekty robotickej automatizácie v rôznych kútoch sveta.
„V Mexiku sme vytvorili vlastný tím ľudí, ktorí dokážu pokrývať potreby klientov v celom regióne Južnej Ameriky. Ázijské projekty zatiaľ zabezpečujeme na diaľku zo Slovenska, ale v prípade väčšieho objemu prác vieme promptne vytvoriť dedikovaný tím aj v tomto regióne,“ vysvetľuje K. Vydrová.
Prínosy a odvážne plány
Dosiaľ zrealizovaná robotická automatizácia procesov prináša Clariosu čistú časovú úsporu 24 hodín za všetky procesy za každý deň a zastúpila manuálne činnosti súhrnne za troch ľudí. „Napríklad jeden pracovník musel každodenne posielať report a zháňať povolenia na odblokovanie objednávok, čo zaberalo až 60 % jeho času. Problémom bola aj zastupiteľnosť. Ak mal práve dovolenku, bolo treba vyčleniť na úkony tohto procesu iného človeka. Po automatizácii nemusíme pri týchto úkonoch zastupiteľnosť vôbec riešiť a daný človek sa môže venovať sofistikovanejšej práci s vyššou pridanou hodnotou,“ vysvetľuje Roman Šustek, IT Business Relationship Manager v spoločnosti Clarios.
Doterajšie výsledky sú však len začiatok možných prínosov. Potenciál je obrovský – od zefektívnenia procesov a zvýšenia produktivity, skrátenia dodacích lehôt či reakčného času pracovníkov cez zníženie chybovosti a odchýlok, zlepšenie cash-flow až po zvýšenie spokojnosti zákazníkov.
Keďže Soitron preukázal svoje odhodlanie automatizovať komplexné procesy so zložitými rozhodovacími kritériami, ako aj flexibilitu a schopnosť fungovať globálne, postupne v softvérovej robotizácii Clariosu pokračuje. „Automatizovať jeden proces nám dnes trvá v priemere poldruha až dva mesiace, tie jednoduchšie vieme spustiť už do mesiaca,“ hovorí K. Vydrová.
Zdroj: Soitron automatizuje americkému Clariosu procesy po celom svete. Prípadová štúdia Soitron, s. r. o., 2023.
-tog-