Kvalitný systém riadenia údržby poskytuje korektné dáta na najrozmanitejšie vypracúvanie analýz vychádzajúcich z histórie, ako sú napríklad opakované poruchy, časté korektívne zásahy, prehľady zariadení s vysokými časovými hodnotami prestojov či prehľady nákladovosti a produktivity. Vďaka nemu možno získať prehľad a informácie nutné na optimálne riadenie údržby a minimalizáciu rizík. Nato, aby bolo možné správne analyzovať systém údržby, zvyšovať jeho účinnosť, efektivitu a produktivitu, treba najmä presne definovať a jednoznačne klasifikovať druhy porúch. Vytvorením databázy s históriou porúch vzniká pre manažment údržby a produkcie nástroj na identifikáciu príčin vzniku prestojov.
Pri riešení klasifikácie porúch a prestojov vznikajú zvyčajne rezervy v pokrytí reálneho stavu. Nastavenie podmienok musí byť flexibilné, neobmedzujúce, s možnosťou rozšírenia indexov indikujúcich neproduktívne stavy kedykoľvek v potrebných prípadoch, napr. pri hľadaní riadne nediagnostikovaných pretrvávajúcich technických problémov. V praxi sa často stretávame so situáciou, keď sú integrované systémy pevne naprogramované a nie je možná zmena, prípadne zmena závisí od externej dodávateľskej firmy a následných nákladov. Ak systém nie je dostatočne pružný a nie sú pridelené patričné administrátorské právomoci priamo v podniku, účinnosť tohto inak výkonného nástroja klesá.
Efektívny nástroj umožňujúci analýzu a návrh korektívnych opatrení pri neštandardných odchýlkach vo vyhodnocovaných procesoch vidím v možnosti operatívneho pridania ďalších dočasných podskupín. Lokálny charakter tohto nástroja zvyšuje pružnosť a účinnosť pri zlepšovaní procesov, a to bez ovplyvňovania centralizovaných súhrnov údajov, keďže na vyššej úrovni možno podskupiny opätovne zlúčiť do spoločnej skupiny. Možnosť flexibilného rozdelenia skupín klasifikácie prestojov na podskupiny má podstatný význam pri analýze a vyhodnotení výsledkov z hľadiska jednotlivých zodpovedností a určovaní príčin vzniku nežiaducich javov s významným vplyvom na efektivitu zariadení.
Pri spracúvaní údajov treba s dostatočnou presnosťou identifikovať oddelenie, ktoré nesie zodpovednosť za konkrétny stav zariadenia, určiť plánované a neplánované činnosti a rozdeliť stavy zariadení s aktívnou účasťou pracovníka od stavov nevyžadujúcich priamu, respektíve nepretržitú, angažovanosť zodpovedného oddelenia a ďalšie atribúty s ohľadom na podmienky a požiadavky konkrétneho podnikového systému. Sledovanie prestojov a ich dôsledná analýza vytvárajú podmienky na zvyšovanie produktivity.